第一條 為了規範我校形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護電子文件的真實性、完整性和有效性，确保電子文件的安全和信息有用性，充分發揮電子文檔在學校各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及國家檔案局第6号令《電子公文歸檔管理暫行辦法》、國标GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規範》等有關規定，結合學校實際，制定本規定。
第二條 會計檔案是指學校及學校所屬内部獨立核算單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第三條BETVlCTOR1946和财務處共同歸口管理會計檔案工作。
BETVlCTOR1946負責會計檔案工作的總體指導、監督和檢查，以及移交BETVlCTOR1946的會計檔案的管理工作。
财務處負責校本級會計檔案的日常管理，包括會計檔案的收集、整理、分類、立卷、歸檔、保管、利用(移交BETVlCTOR1946前)、移交工作，并對學校内部獨立核算單位會計檔案管理進行指導和監督。
第四條歸口管理部門要建立健全會計檔案的内部控制制度，對會計檔案工作實行監督和指導；采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全；積極利用計算機、網絡通信和影像技術等信息技術手段，推進會計檔案管理信息化建設。
第五條财務處專設會計檔案室，專人專崗負責會計檔案管理工作。
第六條校内獨立核算單位要指定專人負責會計檔案管理工作。校内獨立核算單位負責人對本單位會計檔案管理工作負有領導責任，會計主管對本單位會計檔案管理工作負有直接責任。
（一）會計憑證：包括原始憑證，記賬憑證。
（二）會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資産卡片及其他輔助性賬簿。
（三）财務報告：包括月度、季度、半年度、年度财務會計報告。
（四）其他會計資料：包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、會計科目和項目編碼及使用說明、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料（如學生繳費及欠費情況、學生學籍變動單、工資薪金發放清冊、住房公積金備查簿和其他會計核算資料）。
第九條 單位内部形成的屬于歸檔範圍的電子會計資料，同時滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備生成和傳輸。
（二）使用的會計核算系統能夠準确、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家标準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、财務會計報表等會計資料；設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序。
（三）使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系。
（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改。
（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響。
（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第十條 單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名，且滿足本辦法第九條規定條件的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
第十一條 會計檔案日常管理工作内容包括：會計檔案的收集、整理、分類、裝訂、立卷、保管、移交、利用、鑒定和銷毀等。
第十二條财務處、校内獨立核算單位的财會人員是會計檔案的立卷人，應對本單位會計檔案及時進行整理、裝訂、立卷和歸檔保管。
（一）當年形成的會計憑證、會計賬簿、财務報告等會計資料，由财務處、校内獨立核算單位相關科室按規定歸類、整理、裝訂成冊、存放、保管。一般在會計年度終了後半年内，相關科室與會計檔案保管人員辦理交接手續，将當年形成的會計檔案，按照歸檔範圍和歸檔要求，分類整理立卷，存入會計檔案室并編制會計檔案保管清冊。
（二）定期、永久保存的會計檔案在财務處存放滿兩年（内部獨立核算單位存放滿三年）後，移交BETVlCTOR1946。
第十三條 會計檔案移交。
（一）移交會計檔案時,财務處、内部獨立核算單位會計檔案保管人員按規定編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷号、冊數、起止年度、檔案編号、應保管期限和已保管期限等内容。
（二）交接會計檔案時,财務處或内部獨立核算單位、BETVlCTOR1946雙方按照會計檔案移交清冊所列内容逐項交接,并由雙方單位負責人負責監督。交接完畢後,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
（三）紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案應當與其元數據一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一并移交。BETVlCTOR1946應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,确保所接收電子會計檔案的準确、完整、可用和安全。
第十四條 會計檔案利用。各單位要嚴格按照規定利用會計檔案，會計檔案查閱、複制、借出要履行登記手續。嚴禁篡改和損壞會計檔案。
（一）學校内部人員申請查閱或複制會計檔案，須填寫《會計檔案利用審批單》（見附件1），經本單位主要領導簽字，财務處（内部獨立核算單位）分管領導審批，方可查閱或複制。
外單位人員申請查閱或複制會計檔案，應持單位介紹信和本人有效身份證件，并填寫《會計檔案利用審批單》，經财務處（内部獨立核算單位）分管領導審批，方可查閱或複制。
（二）查閱人應認真填寫會計檔案查閱登記簿，逐項登記查閱人姓名、查閱日期、查閱事由、查閱内容、數量以及歸還日期等。
（三）查閱人員不得在案卷中亂畫、标記、拆散原卷冊，不得塗改抽換、攜帶外出，未經批準不得複制原件。經批準複制原件的，應詳細登記複制記錄。
（四）會計檔案原則上不得借出，确因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。尚未移交BETVlCTOR1946的，需經财務處（内部獨立核算單位）負責人批準；已移交BETVlCTOR1946的，需經财務處（内部獨立核算單位）負責人和BETVlCTOR1946負責人批準；經批準借出會計檔案，要限期歸還。
第十五條 會計檔案保管期限。會計檔案的保管期限分為定期、永久兩類。定期保管期限分為10年、30年（詳見附件2）。保管期限從會計年度終了後的第一天算起。
第十六條 BETVlCTOR1946應會同财務處、監察處定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定銷毀意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應重新劃定保管期限；對保管期滿，确無保存價值的會計檔案，應當按照一定程序進行銷毀。
第十七條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十六條規定的情形外，可以按照以下程序銷毀：
（一）BETVlCTOR1946牽頭編制會計檔案銷毀清冊，列明拟銷毀會計檔案的名稱、卷号、冊數、起止年度和檔案編号、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等内容。
（二）學校主管檔案工作校領導、BETVlCTOR1946、财務處、監察處負責人及相關經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（三）銷毀會計檔案時，BETVlCTOR1946、财務處、監察處共同派人員在指定地點監銷。
（四）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列内容清點核對所要銷毀的會計檔案，銷毀後，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并将監銷書面報告一式兩份，一份報财務處負責人，一份歸檔備查。
電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定,并由BETVlCTOR1946、财務處和網絡信息中心共同派員監銷。
第十八條 會計檔案保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷和單獨轉存的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第十九條 對違反本辦法規定的單位和個人,學校依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規的有關規定進行處理。
第二十條 學校教育基金會、校友總會、中财大資産經營有限公司會計檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等參照本辦法執行。
第二十一條 本規定由财務處、BETVlCTOR1946負責解釋。
第二十二條 本規定自9月1日起執行。
附件：
1.中央财經大學會計檔案利用審批單
2.會計檔案保管期限表
