立卷原則：

遵循文件材料的自然形成規律，保持其有機聯系，适當照顧保存價值，分類組卷，準确、全面反映學校的真實面貌和單位（部門）主要職能活動，便于保管和利用。

立卷方法：

（一）歸檔文件分類立卷

1、按問題分類立卷。

問題指文件内容所反映的事件、人物、事物等，按問題立卷，就是将反映同一事件、人物、事物的文件組合在一起，凡一個具體問題、一次會議、一項工作、一起案件、一項活動所形成的文件，均單獨組成一卷，即一事一卷。

2、按年度分類立卷。

就是根據文件形成和處理的年度對歸檔文件進行分類，将屬于同一年度的文件集中立卷。

一般來說，文件的形成年度也就是文件内容所針對的年度，但是有些工作是跨年度進行的，這就要具體分析研究後才能确定放在哪個年度立卷。具體操作時，以下幾種情況需要注意：

（1）文件有多個時間特征。

一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發文和收文日期等等，一般以文件簽發日期（或落款日期）判定文件所屬年度。沒有落款時間的，可根據發文日期歸于所屬年度。

（2）跨年度形成的文件。

各單位（部門）的某些具體職能活動，如召開會議、處理事件等等，跨年度形成的文件，統一在辦結年度歸檔。比如：

A、跨年度的會議材料，統一歸在閉幕年；

B、跨年度的案件形成的文件材料，統一歸在結案年；

C、第一年末的來文，到第二年初才辦理完畢，放在第二年立卷。

（3）跨年度的請示與批複，可以歸在批複年，也可以歸入相應年度，但應在各自“歸檔文件目錄”備注欄内加以說明，為了歸檔的統一性，我校一般做法是：同一年度的請示與批複歸在一起，不同年度的請示與批複歸在不同年度，但要在“歸檔文件目錄”的備注欄内加以說明。

（4）計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及法規性文件等内容涉及不同年度的文件，統一規定按文件簽發日期（或落款日期）判定文件所屬年度。

（5）科研項目文件，在項目完成，審查驗收的年度立卷。

（6）基建工程文件，由于跨度較大，文件較多，施工前期、中期文件使用完畢，随時立卷；竣工圖、驗收報告、結算等在竣工驗收的年度立卷。

（7）幾份文件作為一件時的日期。

對正本與定稿、原件與複制件、轉發文與被轉發文等密不可分的文件，一般看作一件，這時判定日期，應以排在前面的文件的日期為準。具體地說，正本與定稿為一件，以正本為準；正文與附件為一件，以正文為準；轉發文與被轉發文為一件，以轉發文為準，按最後轉發機關轉發的時間确定所屬年度立卷。

（8）沒有落款日期的文件。

對沒有落款日期的文件需要分析文件内容、制成材料、格式、字體以及各種标識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準确日期或近似日期，并據以按年度合理歸類立卷。

（9）我校産生的文件，有的是自然年度，有的是教學年度，自然年度産生的文件，放在當年立卷。教學年度産生的文件，放在學年末立卷。

3、按保管期限分類立卷

按保管期限立卷，就是根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行立卷，将不同價值的歸檔文件從實體上區分開來。檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種（永久——50年以上，長期——16—50年，短期——15年以下）。國家檔案局正在修定新的保管期限表，将原來永久、長期、短期三種改為永久、定期二種，在定期内又劃分為50年、30年、15年、5年四個層次。在新标準尚未頒布前我們還是按老标準執行。一旦新标準出台後，我們将與各立檔單位一起對原有歸檔範圍和保管期限表進行調整。

各單位（部門）根據歸檔範圍和保管期限表，對當年文件材料進行立卷時應注意以下幾點：

（1）原則上不要将不同保管期限的文件混在一起。

（2）應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。

（3）一個問題的文件，有保管期限不完全相同的情況，為了保持問題的完整性，可本着就高不就低的原則。

在實際操作中，一般應以問題為主，兼顧文件材料的形成時間、保管期限等特征。

4、專題性、成套性檔案立卷方法

專題性、成套性檔案（教學、科研、基建檔案）按階段、結構等分别組卷。如本科生在校成績按班或專業為單位立卷。

每個案卷卷内文件的數量，一般不超過200頁，若同一主題文件材料頁數較多時可以酌情分卷，問題單一、文件材料數量少的可組薄卷。

（二）卷内文件排列

歸檔文件材料分類後，須對組成一卷的文件材料按一定的規律進行排列。

排列方法主要有：

1、按重要程度或時間順序排列。

如：批複、批示在前，請示報告在後；正件在前，附件在後；正本在前，定稿在後；轉發件在前，被轉發件在後；結論性材料在前，依據性材料在後。

2、科研課題文件材料的排列順序是：立項材料、成果材料在前，原始材料在後；文字材料在前，圖樣在後，圖樣按目錄或圖号排列。

3、其它文件材料依其形成規律或特點，保持文件材料之間的密切聯系進行系統排列。如：本專科生成績或畢業論文按學号升序排列。

（三）去除金屬物，視情況裁切、貼邊、折邊，保證案卷外觀整齊。

A、去掉卷内文件上的金屬物，如：釘書針、回形針等，以防年久鏽蝕文件。

B、對歸檔文件進行必要修整。全卷文件大小材料規格大小應一緻、齊整，紙張大小以16開紙或A4規格的紙張為準，小于16開或A4的要加邊或托紙，大于16開紙或A4的要進行折邊或裁切取齊，使規格相同，對較大的圖表要手風琴式折疊。對字迹易擴散（鉛筆字迹、傳真件等）和已擴散的文件要進行複制并與原件一并立卷。對破損的文件材料及與文件材料不可分割的照片、小字條等要進行加邊修補或裱糊。留出裝訂線（裝訂線在左邊），對未留裝訂線的文件，須進行貼邊後再行裝訂。注意不要将文件材料倒置、脫漏等

（四）編頁号

對卷内文件材料按排列順序，依次流水編寫頁号，起始号為1。卷内所有的文件材料無論單面或雙面隻要有書寫文字，均應一面編一個頁号，空白面不編号，頁号的位置在非裝訂線一側的上角（正面的右上角，背面的左上角）。填寫頁号應統一用鉛筆書寫。

（五）填寫案卷封面（下載）

案卷封面置于整卷文件最前面，由立卷人用藍黑、炭素墨水、毛筆、簽字筆等填寫或用電腦打印。案卷封面的項目包括立檔單位名稱、案卷題名、卷内文件起止日期、保管期限、卷内文件件數及頁數等。

A、立檔單位名稱。居中填寫，填寫時要求使用全稱或通用簡稱，如“學校辦公室”簡稱“校辦”。

B、案卷題名。案卷題名即案卷标題，是對案卷内全部文件的總概括。一般由立卷人自拟。案卷題名要簡明、确切地反映出卷内文件的主要内容，一般包括時間、作者、内容和文件種類。文字應力求簡練、明确，字數不超過50字(包括标點符号)。如：“××××年教育部關于×××問題的指示及我校執行情況”。居中填寫。

C、卷内文件起止日期。即卷内最早一份文件和最遲一份文件的日期。

D、保管期限。填寫立卷時劃定的案卷保管期限（參照各單位、部門歸檔範圍及保管期限表）。

E、卷内文件件數及頁數。填寫本卷的總件數和總頁數。

F、歸檔号、全宗号、目錄号、案卷号。各單位（部門）不填，由BETVlCTOR1946編排填寫。

（六）填寫卷内文件目錄

卷内文件目錄置于案卷封面之後，卷内文件之前，用以介紹卷内文件的成分與内容，由立卷人用藍黑、炭素墨水、毛筆、簽字筆或用電腦逐件填寫或打印卷内目錄。卷内文件目錄的項目包括順序号、文号、責任者、題名、日期、頁号、備注。

A、順序号：卷内文件依其排列先後順序填寫的序号，亦即件号，一份文件編一個順序号。一般以每份文件材料單獨計算為一件，請示與批複，來文與複文應分别計算件數；文件打印件、簽發單和底稿應按一件計算；正件與附件，按一件計算。單份裝訂的案卷其卷内文件的件号應與順序号一緻。

B、文号：文件制發機關的發文字号。文件字号中的“字”、“第”、“号”字不寫；文件編号中的“0”不寫，如“01号”，應寫成“1”。聯合發文的文件，隻寫前兩個單位的文件字号。

C、責任者：是對文件内容進行創造或有責任的團體（單位名稱必須用全稱或通用簡稱）或個人，亦即形成該文件材料的單位或對該文件材料負有責任的署名者。一般是指文件材料的落款蓋章單位或負責人。聯合行文的責任者寫前二個單位加等字；責任者字數較多時，應在格子内寫二行。無責任者的文件材料，根據内容自拟責任者，外加“[]”号。

D、題名：即文件材料标題，一般應照實抄錄。案卷題名要求結構完整，一般應由卷内文件的責任者、問題、名稱等特征組成。 原文标題過于簡單不能反映文件内容的，應标注文件提要，外加“[]”号。例：一份開展文明禮貌月的文件，原文标題為“通知“，應标注為[關于開展文明禮貌月的通知]。沒有标題的文件，可自拟标題，外加[]号。抄錄題名時，應頂格寫。題名相同時，原則上不允許在下行打點代替抄錄，應再照錄一遍。

E、日期：填寫文件的制發日期。沒有日期的文件應考證清楚後填寫。填寫時可省略“年”、“月”、“日”，表示年、月、日數右下角加“.”号；年代用四位阿拉伯數字表示。

F、頁号：卷内文件所在之頁的編号，除最後一份文件寫起号與止号外，其餘的隻寫起号。最後一份文件起止頁号中間用“—”連接；文件材料隻有一頁時，隻抄錄起始号不抄錄結束号，但最後一份文件材料隻有一頁時，應抄錄起止号，如：“n--n”。

G、備注：對卷内文件作必要說明。如填寫卷内文件的密級。

（七）填寫卷内備考表

案卷的備考表置于全卷文件的最後，用來保護文件，說明卷内文件的狀況(文件的缺損、修補等)情況，便于保管人員和利用者了解。卷内備考表項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。

A、本卷情況說明：對該案卷需要說明的情況加以說明，如缺材料等。卷内某份文件須說明的内容較複雜，目錄備注項中填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關條目的備注項中加“*”号标示。

B、立卷人：完成立卷後，由責任立卷者簽名。

C、檢查人：各單位（部門）分管領導對案卷質量進行審核後在此簽名。

D、立卷時間：立卷人在此填寫歸檔文件整理完畢的日期。

填寫要求：要求電腦打印或用藍黑、炭素墨水、毛筆、簽字筆填寫，字迹工整。卷内備考表的立卷人、檢查人和立卷時間要求用藍黑、炭素墨水、毛筆、簽字筆填寫或加蓋印章。

案卷封面、卷内文件目錄、卷内備考表格式有兩種：用紙幅面尺寸采用國内通用16開型（即長×為260mm×85mm）或國際标準A4型（即長X寬為297mm×210mm）。

案卷各部分的排列格式是：案卷封面一卷内文件目錄一文件一備考表。

聲像檔案應用文字标出攝影、錄音和錄像的對象、事由、時間、地點、中心内容和責任者等。