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中央财經大學檔案整理細則

發布日期:2017-05-02  來源:   點擊量:

第一條 為适應檔案管理現代化的需要,規範我校檔案整理的方法,提高工作效率,根據中華人民共和國行業标準DA/T22-2015《歸檔文件整理規則》,結合學校實際情況,制定本細則。

第二條 本細則規定的檔案整理方法适用于我校各單位、部門形成的各種載體的檔案。

第三條 有關定義

(一)歸檔文件:指在教學、科研、黨政管理和其它各項活動中形成的、辦理完畢、具有保存價值、應作為檔案保存的各種載體的文件材料。

(二)檔案整理:指将歸檔文件組成有序體系的過程,包括分類組卷、檢查、卷内文件排列、編頁号、網上著錄并打印案卷封面和卷内文件目錄、填寫卷内備考表、去除金屬物及視情況裁切、貼邊、折邊等步驟。

第四條整理原則

(一)歸檔文件整理應遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系。

(二)歸檔文件整理應區分不同價值,便于保管和利用。

(三)歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求,便于計算機管理或計算機輔助管理。

(四)歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。

第五條 質量要求

(一)歸檔文件應齊全、完整、準确。凡需歸檔的文件,必須将原稿、正文一同歸檔;如有批複和附件的,批複和附件也必須一同歸檔。

(二)歸檔文件應手續完備,凡需簽字蓋章的,一律要簽字和蓋相應的紅印章,一般禁止用複印件歸檔。

(三)歸檔文件書寫和批改必須考慮存檔的需要,要用黑色簽字筆、碳素墨水、藍黑墨水鋼筆書寫,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅色墨水鋼筆。對傳真件等字迹易褪變或字迹模糊的應予複制,并附于原件後一并歸檔。

(四)歸檔文件用紙要統一。在整理過程中要注意将紙張裁剪整齊,注意不要裁掉字迹;特别小的字條,要粘貼在正規文件用紙上;紙張幅面尺寸超過國際标準A4型的應按A4規格折疊。

(五)歸檔文件已破損的應予修裱後歸檔。

(六)歸檔文件中不能有金屬物,歸檔時必須去除金屬物。

(七)歸檔文件要以卷為單位用鉛筆在有文字的頁面上逐頁編寫流水頁号,頁号編在正面的右上角,反面的左上角,沒有文字的頁面不必編寫頁号。

(八)每卷檔案最後要加放卷内備考表,并逐項進行認真填寫。

第六條 目前我校歸檔文件整理仍按傳統立卷方法進行。歸檔文件的整理以案卷為基本單位。案卷是有關某一問題或某項工作、活動系統的、有密切聯系的若幹文件的組合體,又稱卷。卷由件組成,卷内一般以每份文件單獨計算為一件,另外:

(一)文件的正本與定稿為一件。

(二)正文與附件為一件。

(三)原件與複制件為一件。

(四)轉發文與被轉發文為一件。

(五)文件批辦單、發文稿紙等與相關文件為一件。

(六)來文與複文(請示與批複、報告與批示、函與複函等)一般獨立成件,也可為一件。

(七)正本與翻譯件為一件:中文本與外文本為一件。

(八)報表、名冊、圖冊、圖表等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外)。

(九)會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件,會議記錄一年一本的,一本為一件。

(十)紀念冊、簡報、各類登記冊等按其本來的裝訂方法,一個自然本(冊)為一件。

第七條 整理方法

(一)分類組卷

采用“年度——問題(實體/機構)——保管期限”分類法進行,即先按歸檔文件的形成年度分類,在每個年度内,按問題(實體/機構)分類,再根據保管期限進行組卷。

1、分年度:将歸檔文件按其形成年度分開。

在判定文件所屬年度時,須注意以下幾種情況:

(1)一份文件有多個時間特征,如成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發文和收文日期等,一般歸入發文年度。

(2)跨年度形成的文件,統一歸入辦結年度。如:跨年度的會議文件材料,歸入會議閉幕年;跨年度的案件材料,歸入結案年;跨年度的請示、批複,歸入批複年。

(3)計劃、規劃、總結、預決算、統計報表及法規性文件等内容涉及不同年度的文件,歸入發文年度。

(4)幾份文件作為一件時,一般以排列在前的文件日期為準。如:正本與定稿為一件時,以正本日期為準;正文與附件為一件時,以正文日期為準;轉發文與被轉發文為一件時,以轉發文日期為準。

(5)對沒有日期的文件,應通過分析文件内容、制成材料、格式、字體、各種标識及對照等手段考證和推斷文件的準确日期和近似日期,并據以歸入相應年度。當形成年度無法考證時,年度為其歸檔年度,并在附注項加以說明。

2、分問題(實體/機構):将同一年度的歸檔文件按問題(實體/機構)分開。即将一個具體問題、一個機構、一次會議、一項工作、一起案件、一項活動所形成的文件材料按紙質、聲像(照片、錄音帶、錄像帶)、實物、電子等載體分開。

3、分保管期限:将同一年度、同一問題和實體/機構的歸檔文件按劃定的保管期限分開。

按保管期限分類,應注意以下幾點:

(1)原則上不要将不同保管期限的文件混在一起。

(2)應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。

(3)一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本着就高不就低的原則。

分類組卷後,卷内文件的數量一般不超過200頁。若同一問題的文件材料頁數較多時,可以酌情分成幾卷;問題單一、文件材料數量少的,可以幾個問題的文件材料組成一卷。聲像(照片、錄音帶、錄像帶)、實物、電子等載體的文件材料一張(盒/件)為一卷。

(二)檢查

1、檢查該卷文件材料是否齊全、完整,是否有不需要歸檔的材料。對材料不全、不齊的要設法補全、補齊,對有不需要歸檔的要予以剔除。

2、檢查該卷文件材料手續是否齊全,如要加蓋公章的有無加蓋公章,要簽名的欄目有無漏簽等。對沒有加蓋公章的要加蓋公章,對沒有簽名的要補簽。

(三)卷内文件排列

歸檔紙質文件材料分類組卷後,必須對組成一卷的文件材料按一定的規律進行排列。卷内文件應依其形成規律或特點,保持文件材料之間的密切聯系進行系統排列。

1、一般按文件材料的形成時間和重要程度排列。

2、發文按發文字号排列。

3、本專科生成績或畢業論文按學号升序排列。

4、基建圖紙按目錄或圖号排列。

5、幾份文件作為一件時的排列:正文與底稿為一件時,正文在前,底稿在後;正文與附件為一件時,正文在前,附件在後;原件與複制件為一件時,原件在前,複制件在後;轉發文與被轉發文為一件時,轉發文在前,被轉發文在後;文件批辦單、發文稿紙等與相關文件為一件時,文件批辦單、發文稿紙等在前,相關文件在後。

6、來文與複文為一件時,複文在前,來文在後;結論性材料在前,依據性材料在後。

7、不同文字的文本,無特殊規定的,中文本/漢文本在前,外文本/少數民族文字文本在後。

(四)編頁号

對紙質案卷卷内文件材料,按排列順序依次從阿拉伯數字“1”開始流水編寫頁号。卷内所有的文件材料無論正面或反面,隻要有書寫文字,均應一面編一個頁号,空白頁不編号;頁号的位置編寫在正面的右上角,反面的左上角;編寫頁号應統一用鉛筆書寫。

(五)網上著錄,打印案卷封面和卷内文件目錄,上傳電子文件、圖像及多媒體文件

1、網上著錄

登陸檔案網絡管理系統—填寫用戶名、密碼—點擊“登陸”,進入檔案網絡管理系統,對案卷級和文件級項目進行著錄。

案卷級項目的著錄:

點擊檔案網絡管理系統界面下的“檔案管理”——點擊具體的檔案表名稱(本單位代号+本單位名稱,如:7學校辦公室)或其後的“打開”——點擊頁面右邊“檔案文件信息管理”界面下的“添加案卷”(第一次著錄時點擊頁面左上方的“添加案卷”),彈出“添加案卷”框,對以下項目進行填寫。

(1)一級目錄:檔案門類代碼(DQ代表黨群檔案,XZ代表行政檔案,JX代表教學檔案,KY代表科研檔案,WS代表外事檔案,JJ代表基建檔案,CK代表财會檔案,CB代表出版檔案,SX代表錄音、錄像檔案,ZP代表照片檔案,DZ代表電子檔案,SW代表實物檔案)。

(2)二級目錄:填案卷所屬年度(如案卷為2004年填“2004”)。

(3)三級目錄:填處級單位名稱(如“學校辦公室”)。

(4)信息分類号:不填。

(5)BETVlCTOR1946室代号:不填。

(6)全宗号:填“7”(屬1998年合并前中央财政管理幹部學院的案卷填“8”)。

(7)實體分類号:

①黨群、行政、教學、科研、外事、出版紙質載體檔案填“檔案門類代碼——案卷所屬年度——單位代号(如“7”為學校辦公室代号)”,如該卷是學校辦公室2004年形成的行政類紙質載體檔案,填“XZ-2004-7”。

②紙質上級來文填“檔案門類代碼(DQ代表黨群系統上級來文,XZ代表行政系統上級來文)-101(上級來文代号)-案卷所屬年度”,如該卷是2004年紙質上級行政來文,填“XZ-101-2004”。

③基建工程紙質載體檔案填“JJ(基建檔案代碼)——校區代号+基建項目代号(校區代号由1位阿拉伯數字表示:1代表校本部,2代表清河,3代表西山,4代表沙河;項目代号由3位阿拉伯數字表示,錄入前向BETVlCTOR1946索要,000代表綜合材料)——案卷所屬年度”,如行政樓建築竣工圖實體分類号為“JJ-1041(1代表校本部,041為行政樓代号)-1999”。

④紙質載體财會檔案填“CK(财會檔案代碼)——單位代号(如21為财務處代号)——案卷所屬年度”,如該卷是2004年财務處形成的紙質載體财會檔案,填“CK-21-2004”。

⑤照片檔案填“ZP(照片檔案代碼)——照片所屬年度——單位代号”,如學校辦公室2004年形成的照片檔案,填“ZP-2004-7”。

⑥錄音帶、錄像帶填“SX(聲像檔案代碼)——錄音帶、錄像帶代碼(1代表錄音帶,2代表錄像帶)——錄音帶、錄像帶内容所屬年度”,如2004年形成的錄音帶,填“SX-1-2004”。

⑦實物檔案填“SW(實物檔案代碼)——實物分類代号(1代表印章類實物,2代表旗類,3代表獎狀證書類,4代表獎牌、獎杯、匾額類,5代表禮品、紀念品類,6代表題詞、書畫類,7代表書籍、畫冊類,8代表其他類)——實物所屬年度”,如2004年頒發的獎狀,填“SW-3-2004”。

⑧電子檔案填“DZ(電子檔案代碼)——電子檔案載體分類代号(1代表磁盤,2代表光盤)——年度”,如2004年形成的磁盤,填“DZ-1-2004”。

(8)案卷/盒号及館編件号:填案卷在具體檔案門類和單位的年度流水号,如該卷是學校辦公室2004年形成的第1卷行政檔案填“1.0000”,第2卷填“2.0000”,依此類推(在錄入前先打電話可向BETVlCTOR1946詢問本單位案卷在具體檔案門類裡的年度著錄起始号)。

(9)保管期限:選擇案卷的具體保管期限(案卷保管期限的判定見《各單位、部門歸檔範圍、檔案保管期限及歸檔時間一覽表》)。

(10)密級:選擇案卷的密級(根據卷内文件的具體密級而定,如卷内文件沒有密級标識則選“内部”)。

(11)正題名:填案卷的正題名(根據卷内文件具體内容由立卷人員自己拟定,拟寫時應注意責任者、時間、問題、文種或名稱等要素齊備)。

(12)副題名:填案卷的副題名,沒有的不填。

(13)附注:對該案卷需要說明的情況加以說明(如卷内文件缺損,須寫明缺損的緣由、缺損的具體内容或頁數等)。

(14)第一責任者:填案卷的第一責任者(照片、錄音錄像檔案填拍攝者;實物檔案中的獎狀、榮譽證書等為頒發者)。

(15)其他責任者:填案卷的其他責任者,沒有的不填。

(16)數量:填卷内文件的件數(紙質載體檔案根據卷内文件具體數目填寫;錄音錄像帶、照片、磁盤、光盤、實物檔案一盒(張、件)為一卷,所以卷内文件件數為“1”。

(17)規格:填紙張、照片等的規格(如A4、B5,5寸、7寸等)。

(18)起止時間:填卷内文件最早到最晚的時間(如卷内文件最早形成的時間為2004年12月15日,最晚形成的時間為2005年1月6日,則填 “2004.12.15-2005.01.06”,年度用4位阿拉伯數字表示,月和日用兩位阿拉伯數字表示;隻有一個時間的填一個時間,如“2005.03.15”)。

(19)歸檔單位:填歸檔的處級單位名稱,如:學校辦公室歸檔的填“學校辦公室”。

(20)存址:不填。

(21)主題詞:不填。

(22)立卷人:填立卷人的姓名(必須填各單位、部門工作人員的姓名)。

(23)檢查人:填本單位、部門主管檔案工作的領導姓名。

(24)立卷時間:填立卷的具體時間(如2005年1月6日立卷的填“2005.01.06”,年度用4位阿拉伯數字表示,月和日用兩位阿拉伯數字表示)。

(25)編制單位:填立卷人所在單位名稱,如“BETVlCTOR1946”。

(26)編制日期:填錄入的日期(如是2005年1月6日著錄的填“2005.01.06”,年度用4位阿拉伯數字表示,月和日用兩位阿拉伯數字表示)。

(27)接收人、移交時間、移交人:暫時不填(待案卷實體向BETVlCTOR1946移交後由BETVlCTOR1946工作人員填寫)。

(28)輸入員:填錄入者的姓名。

文件級項目的著錄(錄音錄像帶、照片、磁盤、光盤、實物檔案隻著錄案卷級項目,不著錄文件級項目):

點擊檔案網絡管理系統右邊“檔案文件信息管理”下的“添加文件”,彈出“添加文件”框,對以下項目進行填寫:

(1)一級目錄、二級目錄、三級目錄:與文件所屬案卷相同。

(2)信息分類号:不填。

(3)BETVlCTOR1946室代号:不填。

(4)全宗号:與文件所屬案卷相同。

(5)縮微号:不填。

(6)實體分類号:與文件所屬案卷相同,如學校辦公室2004年形成的紙質行政文件填“XZ-2004-7”。

(7)案卷/盒号及館編件号:小數點前填文件所屬案卷号,小數點後填文件在案卷中的順序号(從1開始流水排号)。

(8)保管期限:選擇文件的保管期限(文件保管期限的判定見《各單位、部門歸檔範圍、檔案保管期限及歸檔時間一覽表》)。

(9)密級:根據文件的具體密級進行選擇(如文件上沒有密級标識則選“内部”)。

(10)正題名:填文件的正題名(文件上有則照錄,沒有則自拟,不完整的補充完整,必須确保責任者、時間、問題、文種或名稱等要素齊備,自拟或補充部分用中括号“[]”括起來)。

(11)副題名:填文件的副題名,沒有的不填。

(12)附注:對文件有需要說明的情況進行說明。

(13)第一責任者:填形成文件的單位名稱或人名。

(14)其他責任者:填其他責任者的名稱(文件有多個責任者時,除第一責任者外為其他責任者)。

(15)頁數:填具體文件的頁數。

(16)規格:填紙張的規格(如A4、B5等)。

(17)時間:填文件的形成時間(一般為文件的落款日期,如落款日期為2004年12月15日,填“2004.12.15”)。

(18)歸檔單位:填歸檔的處級單位名稱,如是學校辦公室歸檔的填“學校辦公室”。

(19)存址:不填。

(20)主題詞:參照發文填寫。

(21)出版社、獎勵名稱、獲獎等級、獲獎時間:有的填,沒有的不填。

(22)文号、圖号:填文件的發文字号、基建圖紙的圖号或學生的學号,沒有的不填。

(23)載體:根據文件的實際載體進行選擇,是紙則選“紙”。

(24)文本:根據文件的實際文本進行選擇,是正本的則選“正本”。

(25)文種:根據文件的實際文種進行選擇,是通知則選“通知”,如不包括在列出的具體文種中的選“其他”。

(26)歸檔份數:填歸檔文件的份數,是1份則填“1”。

(27)附件題名/電子文件編号:有附件的填附件的題名。

(28)輸入員:填錄入者的姓名。

若著錄完案卷或文件信息後發現有錯誤,要對已著錄的案卷或文件信息進行修改,應點擊系統界面右邊“檔案文件信息管理”界面下案卷或文件條目右方的“編輯” 按鈕,彈出“編輯案卷(或文件)”框,将要修改的内容進行修改後,點擊左下方的“保存” 按鈕進行保存,即修改完成,修改完後點擊“關閉” 按鈕退出。

若著錄完案卷或文件信息後發現著錄重複或多餘,需要對已著錄的案卷或文件條目進行删除,應點擊系統界面右邊“檔案文件信息管理”界面下案卷或文件條目右方的“删除”按鈕進行删除。

2、打印案卷封面和卷内文件目錄

通過檔案網絡管理系統對案卷的案卷級和文件級項目進行著錄後,系統會自動生成案卷封面和卷内文件目錄。紙質案卷的案卷封面和卷内文件目錄必須打印出來,聲像、實物、電子載體檔案不需打印,但須将它們的内容、時間和檔号等項目書寫在上述載體裝具上。

打印案卷封面和卷内文件目錄的具體操作方法是:

點擊系統界面右邊“檔案文件信息管理”界面下“打印當前類目”按鈕,彈出“打印目錄”框。

(1)選擇“案卷封面(II)”或“卷内文件目錄”。

(2)案卷列表:選擇要打印的案卷的檔号。

(3)選擇紙張:根據卷内文件的規格進行選擇,是A4則選A4縱向(系統默認為A4縱向),B5則選B5縱向。

(4)選擇“自動計算頁數”。

(5)點擊“打印預覽”按鈕,彈出打印界面。

(6)點擊“文件”——“頁面設置”對頁面進行設置。在一台計算機上第一次通過檔案網絡管理系統進行打印時,要将頁眉頁腳項清空;如果卷内文件為B5大小,則頁面設置時選擇B5(JIS),左、右、上、下邊距合理調整。

(7)點擊“文件”——“打印預覽”,檢查前面輸入和頁面顯示是否有誤,如果輸入有誤則返回”檔案文件信息管理”界面對案卷或文件條目信息進行修改;如果頁面顯示有誤,則返回“打印”界面點擊“文件”——“頁面設置”進行頁面設置。

(8)檢查無誤,點擊“打印預覽”界面上方的“打印”快捷按鈕或返回“打印”界面點擊“文件”——“打印”進行打印。

打印案卷封面和卷内文件目錄必須用檔案專用紙進行打印,打印前須到BETVlCTOR1946領取檔案專用紙;卷内文件目錄的首頁應打印在案卷封面的反面,如果卷内文件目錄有多頁,在打印時應選中“頁碼”并輸入具體的頁碼,逐頁正反面進行打印。

3、上傳電子文件、圖像及多媒體文件

上傳電子文件

如果有與著錄的文件相對應的電子文件,必須将電子文件上傳,具體操作為:

(1)點擊系統界面右邊“檔案文件信息管理”界面下具體文件條目右邊的“全文”按鈕,彈出“文件、案卷提要”框。

(2)選擇文件:點擊“浏覽”,從本地磁盤選擇要上傳的電子文件。

(3)上傳方式:默認為“上傳整個文件”,不改。

(4)提取全文:選中“将附件内容追加到全文”。

(5)點擊“上傳”,電子文件信息即上傳到檔案網絡管理系統中。若一份文件有多個電子文件時,可以重複以上步驟上傳多個電子文件;若上傳錯誤可以點擊電子文件條目的“删除”按鈕進行删除。

上傳圖像

如果有與著錄的案卷或文件(如照片、實物檔案等)相對應的數碼照片,必須将數碼照片上傳,具體操作為:

(1)點擊系統界面右邊“檔案文件信息管理”界面下具體案卷或文件條目右邊的“圖像”按鈕,彈出“文件、案卷相關圖像”框。

(2)點擊“浏覽”,選擇要上傳的圖像(一次可以選擇多張),點擊“上傳”,電子圖像即上傳到檔案網絡管理系統。若上傳錯誤可以點擊圖像條目的“删除”按鈕進行删除。

上傳音頻、視頻等多媒體文件

如果有與著錄的案卷或文件相對應的音頻、視頻等多媒體文件,必須将多媒體文件上傳,具體上傳方式可以通過點擊“檔案文件信息管理”界面下具體案卷或文件條目右邊的“媒體”按鈕進行上傳。

(六)填寫卷内備考表

卷内備考表置于整卷文件之後,用來保護文件,說明卷内文件的狀況(文件的缺損、修補等),便于保管和利用人員了解。卷内備考表填寫項目包括:

1.本卷情況說明:由立卷人填寫該卷需要說明的情況,如缺材料等。

2.立卷人:完成立卷後,立卷人在此簽名。

3.檢查人:各單位、部門分管領導對案卷質量進行審核後在此簽名。

4.立卷時間:由立卷人填寫歸檔文件整理完畢的日期。

卷内備考表填寫要求用黑色簽字筆、藍黑墨水、炭素墨水鋼筆書寫,不能用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水和紅色墨水鋼筆書寫。

(七)去除金屬物,視情況裁切、貼邊、折邊,保證案卷外觀整齊

1、去掉卷内文件材料上的金屬物,如:訂書針、回形針等,以防年久鏽蝕文件。

2、對歸檔文件進行必要的修整。全卷文件材料大小應一緻、齊整,紙張大小以A4或B5規格的紙張為準,小于A4或B5的要加邊或托紙,大于A4或B5的要折邊或裁切取齊,使規格相同;對較大的圖紙要手風琴式折疊;對字迹易擴散(鉛筆、圓珠筆字迹或傳真件等)和已擴散的文件要複制并與原件一并保存;對破損的文件材料及與文件材料不可分割的照片、小字條等要加邊修補或裱糊。同時注意不要将文件材料倒置、脫漏等。

(八)案卷整體包括文件材料、案卷封面、卷内文件目錄和卷内備考表。各部分排列順序是:案卷封面—卷内文件目錄—文件材料-卷内備考表

第八條 各單位、部門在完成上述工作後,應填寫或通過檔案網絡管理系統打印案卷移交目錄一式兩份,與歸檔案卷一起向BETVlCTOR1946移交并辦理交接手續。

(一)通過檔案網絡管理系統打印移交目錄的具體操作為:

1、選中要移交的案卷(鼠标指向要移交的案卷條目左邊的方框即可選中)。

2、點擊“添加至打印隊列”。

3、點擊“打印當前類目”,彈出“打印目錄”框。

4、選擇“案卷移交目錄(橫)”。

5、選擇“僅打印打印隊列中的文件”(對歸檔文件、卷内、案卷、自定義目錄有效)。

6、選擇紙張:A4橫向。

7、點擊“打印”,進入“案卷移交目錄(橫向)打印”界面。

8、點擊“文件”——“頁面設置”,彈出“頁面設置”框,紙張大小:選擇“A4”,方向:選擇“橫向(A)”,點擊“确定”返回。

9、點擊“文件”——打印預覽,進入“打印預覽”界面進行預覽。

10、檢查無誤,點擊頁面上方的打印快捷按鈕或返回打印界面,點擊“文件”——“打印”進行打印。

(二)打印案卷移交目錄用普通紙打印。如果案卷移交目錄有多頁,則應選中“頁碼”并輸入具體頁碼,逐頁正反面進行打印。

第九條 BETVlCTOR1946負責對歸檔案進行貼檔号标簽和科學排架。

二〇一七年三月

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